Conditions Générales de Vente

EXASSESS SAS au capital de 94 800 euros, siège social : 88, avenue des ternes 75017 PARIS - France - RCS PARIS 893 186 429 - TVA FR65893186429

Pour nous contacter: Formulaire de contact

 

EXASSESS est un représentant autorisé pour la distribution et le support des produits et services VTest en France, Belgique, Autriche, Pologne, Irlande, Moyen-Orient, Maroc, Algérie et Tunisie, et pays africains francophones.

Le Groupe Burlington English est l'éditeur et le propriétaire des examens VTest, la plateforme VTest, et tous les documents, fichiers, données et droits de propriété intellectuelle associés.

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A. Conditions Générales de Vente pour les Clients individuels - Vente en ligne

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Article 1 - Objet

Les présentes CGV ont pour objet de déterminer les modalités et conditions selon lesquelles le ExAssess offre et exécute le Services de certification au bénéfice des Clients individuel.

Les CGV s’appliquent sans restriction ni réserve à toute commande de test par le Client individuel.

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Article 2 - Description du service

ExAssess vend et délivre la certification VTest Business English – 4 skills.

Dans le cas où la certification est associée à une formation inscrite sur le site mon compte formation, veuillez vous inscrire auprès d’un organisme de formation utilisant la certification VTest Business English – 4 Skills pour une pris en charge au titre du CPF.

Vous pouvez également décider de commander et de passer directement le test VTest Business English – 4 skills via ce site web. Dans ce cas, vous recevrez la certification VTest, et non pas la certification reconnue au répertoire spécifique de France Compétence.

Une fois votre commande passée et réglée, vous recevrez un email d’invitation à passer votre certification VTest dans les 4 heures maximum. Vous disposerez d’un délais d’un mois pour passer votre certification sans rendez-vous à l’adresse : https://candidate.vtest.com/ .

Lors du passage, le test étant sécurisé et certifiant, vous aurez l’obligation de présenter votre pièce d’identité, de valider la politique de gestion des données personnelles, et d’acceper la prise de photos.

L’ensemble des photos de contrôle, ainsi que votre pièce d’identité seront effacés dans les 48 heures suivant la délivrance de vos résultats et de votre certificat officiel.

Les résultats serons délivrés immédiatement ou dans les 48 heures en cas de contrôle qualité.

 

Article 3 - Passation de commande

Le Client individuel est invité à prendre connaissance des CGV et à vérifier sa commande avant de la valider.

Le Client s’engage à fournir des Données exactes et à jour et à informer sans délai le ExAssess de toute modification relative à ces informations. Les informations mentionnées sur le certificat seroont celles fournies par le client particulier lors de la commande. Ces données devront correspondre aux données de la pièce d’identité, Nom, Prénom.

Afin de commander le VTest, le Client particulier se dirige vers : « acheter le test sans formation ».

Le Client individuel est alors dirigé vers le formulaire de commande aux fins de renseigner ses adresse e-mail, nom et prénom, coordonnées bancaires.

Le Client individuel s’engage à fournir des informations exactes. La fourniture de fausse information entraîne l’impossibilité pour le ExAssess d’exécuter ses obligations.

Le Client individuel valide l’acceptation des CGV: « J’accepte les Conditions Générales de Vente et la Politique de confidentialité ».

Le Client individuel reconnaît qu’aucun remboursement ne pourra intervenir en cas de mauvaise connexion ou autre difficulté liée à l’utilisation d’un matériel non adapté lors de la passation du test (Voir la rubrique FAQ di site web).

À l’issue de cette réservation, le Client individuel recevra un e-mail récapitulant la commande.

 

Article 4 - Rétractation

Le Client individuel dispose d'un droit de rétractation qu'il peut exercer dans un délai de 14 (quatorze) jours suivant la date de validation de la commande des Services

Le Client individuel accepte que les Services puissent débuter avant la fin du délai de rétractation de 14 (quatorze) jours à compter de sa commande.

Dans l’hypothèse où le service aurait été consommé avant l’expiration du délai de 14 (quatorze) jours, le Client individuel ne pourra plus se rétracter de cette commande.

 

Pour exercer son droit de rétractation, le Client individuel adresse sa demande de rétractation avant le délai de 14 (quatorze) jours par email à accounting@exassess.com avec les éléments suivants :

• Nom

• Prénom

• Date de la commande

• Montant réglé

Le remboursement interviendra au plus tard 14 (quatorze) jours suivant la date de la demande de rétractation, et selon le même moyen de paiement que celui utilisé pour la commande.

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Article 5 - Conditions financières

Les prix sont mentionnés en exprimés en euros TTC (Toutes Taxes Comprises) sur le Site.

ExAssess se réserve le droit de modifier le prix à tout moment mais s’engage à appliquer les tarifs en vigueur au jour de la commande des Services par le Client individuel sans possibilité de remboursement rétroactif en cas de baisse de prix ultérieure.

Les Services sont payables en ligne au moment de la commande.

Le paiement s’effectue par carte bancaire via le système de paiement Stripe, et selon ses propres conditions générales de vente et d’utilisation ( https://stripe.com/fr-us/legal/consumer).

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Article 6 - Responsabilité

Les produits et services VTest ou tout autre produits distribués par ExAssess sont conformes à la législation française en vigueur.

Le site VTest et le site ExAssess sont fournis "tel quel" et "tel que disponible". ExAssess et VTest n'offrent aucune garantie d'aucune sorte, expresse ou implicite, quant au fonctionnement des plateformes VTest ou ExAssess ou des informations, contenus et services proposés sur ou via les sites.

ExAssess ne peut être tenu responsable du fonctionnement du site VTest ou de l'application ExAssess. En particulier, l'utilisation de VTest ou ExAssess pourra être interrompu à tout moment pour des raisons de maintenance, de mises à jour ou d'améliorations techniques, et/ou pour faire évoluer son contenu ou sa présentation. Exassess mettra tout en œuvre pour informer les utilisateurs avant que VTest ou ExAssess effectuent des travaux de maintenance ou des mises à jour.

Sous réserve du paragraphe ci-dessous, ExAssess  décline toute responsabilité quant au non fonctionnement, à l'indisponibilité ou aux conditions d'utilisation non satisfaisantes du site VTest ou du site ExAssess. Cela inclut les dysfonctionnements résultant d'un matériel défectueux ou inadapté, les difficultés affectant le fournisseur d'accès Internet, la perturbation ou l'interruption des réseaux Internet et/ou toute autre raison échappant au contrôle raisonnable du site VTest ou ExAssess.

ExAssess ne sera pas responsable en matière contractuelle ou délictuelle et dans toute la mesure permise par la loi applicable pour tout dommage.

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Article 7 - Événements de force majeure

ExAssess ne peut en aucun cas être tenue responsable des retards dans l'exécution ou de la non-exécution d'un Service pour des raisons indépendantes de sa volonté, indépendantes de sa volonté, imprévisibles et irrésistibles, ou dont la faute ne peut lui être imputée.

 

Article 8 - Protection des données

ExAssess en tant que Sous-traitant ultérieur et VTest en tant que sous-traitant assurent un niveau de sécurité approprié et proportionné aux risques encourus ainsi qu'à leur probabilité, conformément au Règlement européen n°2016/679, dit Règlement Général Règlement sur la protection des données (RGPD).

La manière dont ExAssess et VTest traitent les données personnelles des Candidats est décrite plus en détail dans la Politique de confidentialité.

ExAssess et VTest prennent toutes les mesures de sécurité appropriées pour protéger les données personnelles des candidats. Cependant, ExAssess et VTest ne peuvent garantir la sécurité sur Internet et ne peuvent empêcher l'interception des données fournies sur Internet et leur utilisation ultérieure par un destinataire auquel elles ne sont pas destinées.

Les clients ExAssess utilisant les services VTest seront déclarés en tant que contrôleur de données.

 

Article 9 - Propriété intellectuelle

Tous les éléments des sites du domaine vtest.com et ExAssess.com sont et restent la propriété intellectuelle et exclusive de l'éditeur. Personne n'est autorisé à reproduire, exploiter, rediffuser, ou utiliser à quelque titre que ce soit, même partiellement, des éléments du site qu'ils soient logiciels, visuels ou sonores.

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Article 10 - Juridiction compétente

La langue du présent contrat est le français (à l'origine). Tout litige relatif à l'interprétation et à l'exécution des présentes CGV sera régi par le droit français. A défaut de résolution amiable, le litige sera porté devant le Tribunal de Commerce de Paris.

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B. Conditions Générales de Vente aux Professionnels

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Article 1 - Objet

Les présentes conditions régissent la vente par EXASSESS des produits et services ExAssess et ou Vtest.

 

Article 2 - Tarifs

Les prix des produits et services sont indiqués en euros ou dollars plus TVA (si applicable).

ExAssess se réserve le droit de modifier ses prix à tout moment. Toutefois, le produit ou service sera facturé sur la base du tarif en vigueur au moment de la validation de la commande et sous réserve de disponibilité du produit ou service.

En cas de commande vers un pays autre que la France métropolitaine, vous êtes l'importateur des produits ou services concernés, et êtes donc redevable du paiement des éventuelles taxes applicables.

 

Article 3 - Commandes

Toute commande par quelque moyen que ce soit implique l'acceptation sans exception ni réserve des présentes conditions générales de vente. La confirmation des commandes vaut signature et acceptation du service et de ses conditions. Les moyens de commande sont :

• Signature d'un "bon de commande" pour un volume et des produits définis,

• Un "bon de commande ouvert" dûment signé (devis, contrat de centre de test). La facturation est établie sur consommation des produits réalisée par le client sur la Plateforme de gestion fournie par ExAssess (Vtest manager Platform pour les produits VTest). La consommation se réfère à tous les tests ou examens consommée (en statut : started ou done) par un candidat, quel que soit le type de code utilisé : attribué ou anonyme. Ces informations sont également disponibles dans l'application Exassess.

 

Article 4 - Facturation et réglement des prestations

La validation de votre commande implique l'obligation de payer le prix indiqué. Le règlement de vos achats s'effectuera à réception de la facture par virement bancaire, carte bancaire ou prélévement, et dans un délai indiqué dans la commande ou le contrat. Selon la nature ou le montant de la Commande, ExAssess est libre d'exiger un acompte ou le paiement de l'intégralité du prix lors de la passation de la Commande.

En cas de non-paiement total ou partiel à la date convenue sur la facture, le Client devra verser à ExAssess une pénalité de retard égale au taux appliqué par la Banque Centrale Européenne pour son opération de refinancement majoré de 10 points de pourcentage. L'opération de financement retenue est la plus récente à la date de la Commande de Prestations.

Outre les pénalités de retard, toute somme, y compris l'acompte, non payée à l'échéance donnera lieu de plein droit au paiement d'une indemnité forfaitaire de 40 euros due pour frais de recouvrement. La pénalité due par le Client est calculée sur le montant de la somme restant due, toutes taxes comprises, et court à compter de la date d'exigibilité du prix sans qu'il soit besoin d'une mise en demeure préalable. Le non-paiment d'une facture à son échéance rend éligible le paiment à réception et sans délais des factures suivantes.

En cas de non-respect des conditions de paiement décrites ci-dessus et indiquées dans le contrat et la facture, ExAssess se réserve le droit d'annuler ou de suspendre la vente, le contrat ainsi que tout accès à la plateforme de centre de test Vtest.

la facture indique les test utilisés, le mode d'administration, et le nombre d'unité consommés sur la période. Habituellement la facturation est mensuelle. Conformément à nos obligations de protection des données personnelles, nous ne pouvons pas transmettre directement la liste nominative des candidats en dehors de la plateforme sécurisée. (L’article 5.1.b du Règlement (UE) 2016/679 (RGPD) impose que les données personnelles ne soient traitées que pour des finalités déterminées, explicites et légitimes. L’article 32 du même règlement impose en outre que leur transmission se fasse par des canaux sécurisés)

Nous vous rappelons que vous disposez d’un accès complet au VTest Manager, qui vous permet à tout moment de :

• filtrer les données du mois concerné,

• exporter le fichier des candidats directement depuis votre tableau de bord.

 

Article 5 - Rétractation

Les bons de commande ferme" peuvent être exécutés immédiatement après réception des codes d'activation. Dès réception de vos codes d'activation, vous renoncez à votre droit de rétractation. Pour les bons de commande ouverts, ExAssess donne au client accès à la plateforme VTest et à la plateforme de suivi ExAssess, la commande est donc considérée comme valide lorsque le candidat utilise le code. A ce stade, le test ne bénéficie plus du délai de rétractation.

 

Article 6 - Responsabilité

Les produits et services VTest ou tout autre produits distribués par ExAssess sont conformes à la législation française en vigueur.

Le site VTest et le site ExAssess sont fournis "tel quel" et "tel que disponible". ExAssess et VTest n'offrent aucune garantie d'aucune sorte, expresse ou implicite, quant au fonctionnement des plateformes VTest ou ExAssess ou des informations, contenus et services proposés sur ou via les sites.

ExAssess ne peut être tenu responsable du fonctionnement du site VTest ou de l'application ExAssess. En particulier, l'utilisation de VTest ou ExAssess pourra être interrompu à tout moment pour des raisons de maintenance, de mises à jour ou d'améliorations techniques, et/ou pour faire évoluer son contenu ou sa présentation. Exassess mettra tout en œuvre pour informer les utilisateurs avant que VTest ou ExAssess effectuent des travaux de maintenance ou des mises à jour.

Sous réserve du paragraphe ci-dessous, ExAssess  décline toute responsabilité quant au non fonctionnement, à l'indisponibilité ou aux conditions d'utilisation non satisfaisantes du site VTest ou du site ExAssess. Cela inclut les dysfonctionnements résultant d'un matériel défectueux ou inadapté, les difficultés affectant le fournisseur d'accès Internet, la perturbation ou l'interruption des réseaux Internet et/ou toute autre raison échappant au contrôle raisonnable du site VTest ou ExAssess.

ExAssess ne sera pas responsable en matière contractuelle ou délictuelle et dans toute la mesure permise par la loi applicable pour tout dommage.

 

Article 7 - Événements de force majeure

ExAssess ne peut en aucun cas être tenue responsable des retards dans l'exécution ou de la non-exécution d'un Service pour des raisons indépendantes de sa volonté, indépendantes de sa volonté, imprévisibles et irrésistibles, ou dont la faute ne peut lui être imputée.

 

Article 8 - Protection des données

ExAssess en tant que Sous-traitant ultérieur et VTest assurent un niveau de sécurité approprié et proportionné aux risques encourus ainsi qu'à leur probabilité, conformément au Règlement européen n°2016/679, dit Règlement Général Règlement sur la protection des données (RGPD).

La manière dont ExAssess et VTest traitent les données personnelles des Candidats est décrite plus en détail dans la Politique de confidentialité.

ExAssess et VTest prennent toutes les mesures de sécurité appropriées pour protéger les données personnelles des candidats. Cependant, ExAssess et VTest ne peuvent garantir la sécurité sur Internet et ne peuvent empêcher l'interception des données fournies sur Internet et leur utilisation ultérieure par un destinataire auquel elles ne sont pas destinées.

Les clients ExAssess utilisant les services VTest seront déclarés en tant que contrôleur de données.

 

Article 9 - Propriété intellectuelle

Tous les éléments des sites du domaine vtest.com et ExAssess.com sont et restent la propriété intellectuelle et exclusive de l'éditeur. Personne n'est autorisé à reproduire, exploiter, rediffuser, ou utiliser à quelque titre que ce soit, même partiellement, des éléments du site qu'ils soient logiciels, visuels ou sonores.

 

Article 10 - Communication

Le Client autorise expressément ExAssess et VTest à mentionner son nom, son logo et à citer comme références la souscription à une commande et toute opération résultant de son application dans tous leurs documents commerciaux.

 

Article 11 - Juridiction compétente

La langue du présent contrat est le français (à l'origine). Tout litige relatif à l'interprétation et à l'exécution des présentes CGV sera régi par le droit français. A défaut de résolution amiable, le litige sera porté devant le Tribunal de Commerce de Paris.

 

C. Conditions Particulières de Vente aux Professionnels pour les commandes ouvertes

 

Article 1 - Commandes ouvertes - Définition

Une commande ouverte (devis valant contrat simplifié, contrat de centre de test, contrat de centre autorisé VTest dans le cas de la certification France compétences) est une commande dûment signée précisant le prix unitaire des produits et services, et la durée de validité. La consommation de ces produits et services se fait sur la plateforme VTest Manager avec le profil Test Center ou Customer.

Un test VTest consommée est une test commencé par le candidat, qu'elle soit terminée ou non (Statuts DONE, STARTED, INCOMPLETE).

 

Article 2 - Descriptif des prestations

ExAssess fournit au client un accès privé à un centre de test dédié ainsi qu'à la plateforme de gestion et de suivi ExAssess. Pour cela, le client précise à ExAssess les noms, prénoms, adresses e-mail et fonctions des personnes autorisées à faire fonctionner le centre de test, qui seront invitées à se connecter via un identifiant et un mot de passe sécurisés (après signature de la protection des données).

 

Formation et accompagnement

Dans le cadre de la mise en place du service, le client recevra une formation en ligne d'une heure pour se familiariser avec la plateforme du centre de test et l'application de gestion ExAssess. Le client a également accès à un centre de ressources et à des services de support via la plateforme, ExAssess. Même après la formation, les clients bénéficient de l'assistance continue d'ExAssess. Cet accompagnement comprend des formations complémentaires sur les nouvelles fonctionnalités, l'accompagnement des projets et les éventuelles problématiques pouvant survenir lors de la gestion des candidats et des évaluations.

 

Utilisateurs

Le client peut créer des utilisateurs autorisés supplémentaires dans la plateforme VTest Manager : créer des candidats individuels ou les importer en masse via un fichier Excel standardisé, attribuer un test à partir de la liste des tests disponibles et inviter les candidats par e-mail à passer le test, ou générer des codes anonymes à envoyer aux candidats. pour passer le test, sélectionnez le mode d'administration, ajoutez des Interviews et accédez aux résultats du test via des tableaux de bord Excel ou via des certificats générés en PDF. Les candidats pourront également accéder aux résultats et certificats via la plateforme de résultats (sauf indication contraire).

Si vous souhaitez qu'ExAssess assure la gestion de vos candidats, vous pourrez déposer les fichiers Excel candidats sur un espace sécurisé de la plateforme ExAssess. 

 

Suivi de la consommation

Le client a accès aux rapports de consommation mensuels et annuels via un fichier Excel avec le détail par produit et service (onglets) sur la plateforme VTest. En complément le client a accès via l'application ExAssess à un tableau de bord de suivi des consommations, à un reporting détaillé, à la liste des factures.

 

Facturation

Au début de chaque mois, entre le 1er et le 4 du mois suivant, ExAssess adresse au client une facture des tests consommés le mois précédent au tarif indiqué sur le bon de commande ouvert. Ces factures sont disposnibles dans l'application Exassess avec le détail des consommations.

 

Limite de consommation

ExAssess informera le client de temps à autre de la limite de crédit qu'il a fixée pour l'intégralité de l'allocation de test. Si le client dépasse la limite autorisée, le client peut demander à ExAssess d'augmenter la limite.

 

Validité de la plateforme VTest manager et de l'application ExAssess pour le client

ExAssess a le droit de supprimer unilatéralement les accès au centre de test du client, ou à la plateforme ExAssess, à l'issue d'une période d'inactivité de 8 mois.

 

Co-Branding

En tant que centre de test VTest, la plateforme VTest vous offre la possibilité d'afficher votre logo sur la plateforme de test, les emails d'invitation, et sur les certificats internationaux. Cette option peut être activée par ExAssess à votre demande.

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Labellisation en tant que centre de test VTest

Cette mention est indiquée soit sur le contrat soit sur le devis valant contrat simplifié.

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ExAssess est amené à labelliser les centres de test sous différentes appellations:

• Centre de test privé

• Centre de test public

• Centre de test autorisé VTest

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Le centre de test privé

Un centre de test autorisé est une organisation qui dispose d'un contrat de centre de test privé, et est amené à administrer les tests VTest pour ses propres candidats. Le centre de test privé se voit remettre un certificat de centre de test privé soit pour les adultes, soit pour les jeunes, soit pour les deux.

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Le centre de test public

Le centre de test public est une organisation qui dispose d'un contrat de centre de test public, et est amené à offrir sur le marché un accès régulier à des sessions de tests organisées sur son territoire à un large public, et à administrer ces cessions. Le centre de test public se voit remettre un certificat de centre de test public soit pour les adultes, soit pour les jeunes, soit pour les deux.

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Le centre de test autorisé VTest

Un centre de test autorisé est une organisation qui dispose d'un contrat de centre de test autorisé Vtest, et est amenée à administrer les tests VTest, et y compris le test certifiant VTest Business English - 4 Skills inscrit au répertoire spécifique pour ses propres candidats. Le centre de test autorisé se voit remettre un contrat de centre de test autorisé VTest soit pour les adultes, soit pour les jeunes, soit pour les deux qui fait mention des instances certificatrices.​

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C.1. Conditions particulières des centres autorisés VTest Business English – 4 Skills

Les centres autorisés pour le VTest Business English – 4 Skills et concernant le RS6905 répondent à un certain nombre d’exigences spécifiques mentionnées dans le contrat de centre de test autorisé VTest et complété par les conditions particulières ci-dessous.

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Introduction

Les conditions particulières viennent compléter le règlement de la certification, et les conditions du contrat de centre de test autorisé VTest. Afin de pouvoir administrer le VTest Business English - 4 Skills et bénéficier de la certification par ExAssess, et comme indiqué dans le règlement de la certification, il faut satisfaire aux obligations prévues. Par suite de la signature de votre contrat de centre de test autorisé VTest, vous serez contacté pour réaliser une formation en ligne obligatoire portant sur la certification,les obligations, les procédures de contrôle, la création des candidats et l’assignation des tests dans la plateforme VTest, l'adhésion à Procertif, et l’accès à la plateforme ExAssess où le centre pourra entre autres disposer de toutes les informations nécessaires : Documentation, tutoriels, référentiel de la certification, document de référence sur l’alignement des programme à la certification, actualités et certificats ou attestations de passation. Cette plateforme informative est mise à jour de façon régulière.

 

Article 1 - Procédure d’agrément du centre de formation en tant que centre autorisé VTest

 

Préambule

ExAssess respecte la charte d'engagement des organismes certificateurs de certifications professionnelles signée le 12 février 2025.

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1.1 - Conditions d'agrément

Le centre de formation désireux de certifier ses formations avec la certification VTest Business English – 4 Skills doit présenter son dossier de demande de partenariat complet avec les pièces demandées. Formulaire unique en ligne. Toute demande fait l’objet d’une attention particulières avec en particulier :

• Être immatriculé (évaluation via société.com : Raison sociale, SIRET, TVA, dirigeants, adresse, etc.) et contrôle par ExAssess sur https://annuaire-entreprises.data.gouv.fr/lp/organisme-formation-qualiopi 

• Détenir une certification Qualiopi valide

• Disposer d’un numéro de déclaration d’activité (NDA)

• Être à jour de son Bilan Pédagogique et Financier (BPF)

• Adhérer à la charte de déontologie du CPF

• Préciser sa présence sur EDOF

• S’engager à respecter le règlement de la certification, le référentiel de la certification et à remettre à ExAssess toute pièces nécessaires à la bonne compréhension des éléments de la demande.

• Documentation son usage de la certification

• Indiquer le volume prévisionnel de certification

• Adhérer à la RGPD ExAssess.

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1.1.1 - Documentation complémentaire requise pour les centres VTest

A compter du 30 octobre 2025, (sous 2 mois après signature du contrat pour les nouveaux centres) tous les centres VTest devront avoir envoyé :

• La grille d'auto-diagnostic de conformité de l'année en cours (Puis chaque année au mois d'octobre)

• La procédure d'information et de préparation des candidats au VTest Business English - 4 Skills (suivant la trame Exassess) ayant pour objet de détailler toutes les étapes de l'information réalisée auprès du candidat, ainsi que l'ensemble des moyens mis à la disposition du candidat pour sa préparation).

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Ces deux documents font suite aux évolutions réglementaires d'avril et juin 2025, et sont destinés à mettre les centres VTest en conformité d'une part, et à renforcer la qualité de l'information et de la préparation des candidats par ailleurs. Les centres VTest n'ayant pas remis ces deux documents au plus tard le 30 octobre 2025 se verront suspendus provisoirement de la certification.

Par ailleurs, le comité de suivi de la certification se réunit une fois par mois pour évaluer la situation des centres et analyser les nouveaux documents soumis. ExAssess peut être amené à demander des informations complémentaires, des ajustements ou modifications.

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1.1.2 - Demande d'indentification auprès d'une plateforme tiers agréée par France compétences

ExAssess se réserve le droit de demander à ses centres autorisés de s'identifier à une plateforme tiers agréée France compétences pouvant se connecter à leur compte EDOF a des fins de vérification et suivi.

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Adhésion PROCERTIF

A ce  titre, ExAssess a signé un partenariat avec PROCERTIF qui a pour mission d'aider ExAssess sur :

• Le pilotage du réseau de partenaire

• La synchronisation de leurs dossiers EDOF

• La réalisation des enquêtes d'insertion

 

​Tous les centres de test autorisés Vtest reçoivent une invitation à se connecter à PROCERTIF et à autoriser l'accés à leurs dossiers EDOF via EFP Connect au titre de la certification RS6905.

Il est précisé que aucun coût additionnel ne sera facturé ni par ExAssess, ni par Procertif.

L'adhésion du centre à Procertif doit être réalisée au plus tard 5 jours après la formation initiale.

Un centre refusant l'adhésion à Procertif et la synchronisation des dossiers via le connecteur EFP Connect se verra automatiquent suspendu de la certification, et son contrat résilié.

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1.2 - Formation initiale

Une fois le contrôle réalisé et conforme, le centre de formation reçoit un contrat de centre de test VTest avec indiqué en page 1 le libellé de la certification et le RS6905.

A la signature du contrat, le centre reçoit un email avec un rappel des informations essentielles de la certification, et un planning afin de s’inscrire à la formation initiale obligatoire des centres afin de valider définitivement son agrément dans les 2 mois. Sans cette formation, la centre ne dispose pas d’accès à la plateforme de création des candidats et de gestion de la certification. Après 3 relances sans succès par email, le centre sera contacté par téléphone, et sans réponse le contrat pourra être dénoncé par ExAssess, et la reconnaissance centre de test autorisé VTest retiré.

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1.3 - Habilitation centre de test pour la gestion des candidats en présentiel

En complément, et pour les centres qui en font la demande, l’examen peut être surveillé par le centre en présentiel. Toutefois, le centre devra participer à une formation supplémentaire portant sur la gestion des sessions collectives sur site. Cette formation donne le statut de centre : « Habilité Supervision des sessions en centre de formation ». Cette information est spécifiée dans nos systèmes.​

 

1.4 - Enregistrement de l'offre de formation sous EDOF/Autes plateformes

Il convient de respecter les CGU EDOF, les bonnes pratiques et en particulier :

• Les frais de passage de la certification sont obligatoirement inclus pour proposer une offre dans le cadre de la certification VTest RS 6905.

• Le programme doit couvrir l'anglais dans un contexte professionnel et/ou l'anglais de spécialité à visée professionnelle.

• Le titre de la formation doit être clair, précis, et refléter fidèlement le contenu de la formation, et si possible ne pas inclure le nom de la certification, sauf si la formation est une péparation exclusive à la certification.

• Avoir des libellés des titres des formations selon les consignes de la dernière version du guide d’utilisation et de saisie EDOF.

• Présenter la certification en utilisant un extrait de la certification telle que proposé par ExAssess dans ses documents de formation. (A inclure dans les attendus ou le programme de la formation). Voir ci-dessous*

• Spécifier le niveau A1 en tant que prérequis à la formation dans la rubrique : modalités d’admission et conditions spécifiques et prérequis.

• La publication des offres de formation est limitée à 70. Au-delà, une demande de dérogation doit être présentées sur papier entête de l’organisme présentant les éléments justificatifs.

Le centre dispose d'une période de 2 mois pour la création de son offre VTest sous EDOF après la signature du contrat. Au délà, ExAssess se réserve le droit, après mise en demeure de déréférencer le centre et dénoncer le contrat de centre autorisé VTest.

* Le test VTest Business English - 4 Skills évalue les compétences professionnelles en anglais selon l’échelle du Cadre Européen commun de Référence pour les Langues (CECRL), du niveau A2 au niveau C2. Il est destiné aux personnes désireuses de certifier leurs compétences en anglais dans un contexte professionnel, pour les compétences de compréhension et d’expression, à l’oral ou à l’écrit. La certification Vtest est reconnue en France et à l’international par de nombreuses entreprises et institutions. Tous les candidats disposent d’un accès à un test de découverte.

 

1.5 - Création et mise à jour des programmes de formation

Un document est remis au centre de formation désigné : alignement des programmes de formation, et vise à aider le centre de formation à aligner les programmes avec la certification. ce document est complété par la tableau croisé programme/certification. ExAssess se réserve le droit de contrôler régulièrement la validité des programme au regard de la certification sur la plateforme mon compte formation, et de demander des aménagements ou retrait en cas de non-conformité (notation inférieure à 3/5).

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1.7 - Enregistrement d’un candidat et assignation du test certifiant sur la plateforme VTest Manager

Dès l’accord sur le dossier par France Compétences, le centre de formation dispose de 14 jours pour créer le candidat sur la plateforme VTest (date de fin de la période de rétractation).

Les informations suivantes devront être indiquées obligatoirement :

• Genre, nom, prénom, email

• Le numéro d’accord du dossier CPF (si CPF)

• Le prérequis CECR (niveau du candidat à l’entrée en formation)

• Le moyen d’évaluation utilisé pour la mesure du prérequis :

  • Test de positionnement VTest

  • Autre test avec certificat (ce certificat peut être demandé à tout moment afin de contrôler la valider du prérequis).

L’inscription à la certification consiste à l’assignation du test certifiant : VTest Business English – 4 Skills via cette même plateforme (Statut : Assigné/ASSIGNED). Cette action est réalisée en fin de parcours afin que l’invitation n’arrive pas trop en avance, et que le candidat ne l’égare pas. Il conviendra toutefois, au centre de vérifier que la passation est bien réalisée, et que le test est bien en statut réalisé (DONE/VERT). Si ce n’est pas le cas, il conviendra au centre d’effectuer des relances pour tous moyens, y compris, mais pas exclusivement via la plateforme VTest.

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1.7.1 - Taux de passation : Le centre de formation est tenu à un taux de passation de 80% obligatoire (En deçà se référer à l'article 3.2.3 des conditions particulières qui prévoit des pénalités financières, et une remise en cause de sont statut de de centre de test Autorisé VTest). Toutefois, Exassess demande à ses centres un taux d'objectif de 90% de réalisation. 

De plus un taux inféreiur à 80% sur une période de 6 ou 12 mois peut entrainer la suspension de l'habilitation sans un plan d'actions correctives agréé.

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Retrait d'un centre par ExAssess pour non-formation et non-réponse à nos sollicitations

Un centre qui après avoir été autorisé, et qui n'ajoute pas de candidat dan les 8 mois sur la plateforme VTest manager peut se voir déréférencer temporairement ou définitivement de la certification via France compétences et de la plateforme VTest. Le centre recevra un email d'information, et aura un mois pour y remédier.

 

1.8 - Communication

Présence de VTest sur le site du centre de test autorisé Vtest

ExAssess demande aux centres de présenter la certification sur leurs sites web avec à minima le logo VTest ou le logo de Centre VTest autorisé, et de proposer une redirection du candidat vers le site officilel de la certification : vtest-france.exassess.com

Le centre dispose d'une période de 2 mois pourla mise à jour de son site web après la signature du contrat. Au délà, ExAssess se réserve le droit, après mise en demeure, de déréférencer le centre et dénoncer le contrat de centre autorisé VTest.

 

Rappel des règles de communication et de devoir de transparence

L’attention de l’organisme est demandée sur la sincérité et la justesse des informations communiquées auprès du candidat pour tous moyens (site web, brochures, résaux sociaux, EDOF...)

• Préciser que la certification est obligatoire, et informer le candidat sur la certification avec un renvoie sur le site officiel de la certification : vtest-france.exassess.com, y compris en indiquant au candidat qu’il dispose d’un test de découverte gratuit en ligne, et qu’il convient de le réaliser avant le passage de la certification. Cette information doit être présente dans les documents d’information du candidat, et en le renvoyant au besoin sur le site web officiel : vtest-france.exassess.com

• Toujours utiliser le titre de la certification et le logo officiel : VTest Business English – 4 Skills, et respecter le lettrage : VTest Business English - 4 Skills

• Présenter la certification en se basant sur des extraits du référentiel de la certification (ou utiliser le kit de communication officiel) ou revoi vers la page référentiel.

• Utiliser le test de découverte afin de familiariser ses enseignants, et son équipe pédagogique avec le format du test.

• La passation de l’examen répond à des règles d’organisation et de sécurité strictes. Le non-respect de ses règles peut compromette la délivrance de la certification. Il convient donc de bien informer les candidats des conditions présentent dans le site officiel : vtest-france.exassess.com. Toutefois, pour la passation en ligne à distance en mode surveillé, VTest et conjointement ExAssess le certificateur assurent la bonne information du candidat au démarrage de son test et en Français avec une présentation des instructions de sécurité obligatoires à respecter, et la signature de la politique de gestion des données, et le consentement. Tout manquement aux règles de sécurité entraine l’invalidité de l’examen et la délivrance d’une attestation de passation simple sans résultat.

• ExAssess surveille le nombre d'examen dont la sécurité est compromis pour une centre donnée.

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Article 2 - Suivi de conformité​

Les audits de conformité réguliers entrent dans le champ du service ExAsssess détenteur de la certification VTest Business English - 4 Skills. Ces actions s’inscrivent d’une part dans l’agrément initial du centre, mais aussi dans la continuité après la formation initiale de centre autorisé.

Les éléments de vigilance et de contrôle reposent sur les domaines suivants :

• Conformité initiale et documentaire et sa mise à jour

• Communication réalisée par le centre sur la certification via son site web, les réseaux sociaux

• Publications des programmes dans moncompteformation/EDOF

• Moyens pédagogiques implicites ou explicites

• Le documentation obligatoire comprenant l'auto-diagnostic et la procédure d'information et de préparation des candidats

• L'adhésion Procertif

• Administration des candidats et assignation des tests

• Le taux d'inscription

• Les taux de réalisation avec un minimal obligatoire incompressible de 80%

• Les taux de réussite

• Les taux de tests compromis

• La réponse aux enquètes

Notre démarche est appuyée sur 3 piliers :

• La formation initiale qui vous est dispensée en début d'habilitation et le service support

• Les demandes de mise en conformité

• Votre esprit de responsabilité et votre proactivité

Grâce à ces piliers, nous renforcerons notre partenariat dans un esprit collaboratif de qualité et d'efficacité.

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L'équipe ExAssess est amenée à vous solliciter à différentes étapes de votre parcours de centre autorisé VTest pour collecter des informations, vous signalier un point d'amélioration et ou une non conformité, et vous précisera un délais qui devra être respecté.

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​Article 3 - Non-réponse, non-réalisation, litige et mise en demeure

Toute sollicitation de ExAssess auprès du centre autorisé Vtest nécessite une réponse. La sollicitation est généralement réalisée par email ou via le système de NOTE de la plateforme Exassess et précise l'objet, et le délais de mise en oeuvre.

cette notification à valeur de preuve initiale. Sans réponse du centre, ExAssess réalise une relance, puis une mise en demeure par email. Sans réponse ExAssess tente de contacter le centre par téléphone. Enfin sans nouvelle, le centre reçoit une mise en demeure définitive avec avis de suspension de la certification, et ou de résilation de contrat.

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3.1 - Cas de mise en demeure:

• Non réalisation de la formation initiale 2 mois après la signature

• Non conformité (programme, site web, documentation manquante, adhésion Procertif non réalisée, gestion des candidats, assignation de tests, taux de réalisation, taux de passation, taux de test en sécurité compromise...)

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En fonction de la situation ExAssess se réserve le droit de :

• Suspendre le centre temporairement de la certification par simple notification email

• Suspendre le centre définitivement le centre de la certification et résilier le contrat par email duement et explicitement formulé.

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3.2 - Incidents spécifiques portés à l'attention des centres de test autorisés VTest

3.2.1 - Attention au taux de passation des tests avec sécurité compromise

Un taux de tests compromis élevé (supérieur à 5%) signifie un manque d'information et de préparation des candidats. Le centre sera alerté par ExAssess, et sans amélioration le centre pourra être suspendu, le temps que ses processus soient modifiés et documentés auprès de ExAssess.

3.2.2 - Incident de paiment

En complément des conditions générales B pour les professionnels, et en cas d'incidents de paiments répétés, ExAssess se reserve le droit de mettre en place un mandat de prélévent automatique. Si le centre le refuse, ExAssess se réserve le droit de mettre fin au contrat sous 30 jours après 2 incidents de paiments ayant nécessité plus de 3 relances.

3.2.3 - Non respect du taux de passation de 80% par le centre 

Dans le cas où le taux de passation de la certification serait inférieur à 80% sur une période de 12 mois consécutif, ExAssess facturera au centre la totalité des candidats inscrits quelque soit le statut du test (en se basant sur les candidats identifiés sur Procertif issue de EDOF) au tarif du contrat en vigueur, moins ceux déjà facturés (valeur établit à partir des données Procertif et des données de facturation Exassess).​ Si le volume du centre est important (+de 100 candidats inscrits sur 6 mois), ExAssess se réserve de droit de vérifier le taux à 6 mois et de facturer le complément au 7ème mois).

3.2.4 - Omission de déclaration de candidats et d'inscription à la certification

Dans le cas où une centre de formation omettrait de déclarer 100% des candidats dans la plateforme VTest Manager (dossiers acceptés), et d'assigner le test VTest Business English - 4 Skills, ExAssess appliquera les mesures suivantes : ​

• Tous les candidats n'ayant pas été inscrits à la certification, mais ayant un dossier EDOF validé seront facturés forfaitairement au tarif de 75€ HT l'unité quelque soit le contrat du centre.

• Exassess sera légitime et fondé à réclamer au centre une indemnité de 2 500€ HT fixe pour frais de procédures, de vérification et de mise en conformité.

​​En complément, une mise en demeure pour non conformité sera adressée au centre avec des objectifs d'adaptation des processus, et une modification du mode de facturation, non plus au tests consommés, mais aux dossiers acceptés. Si le centre refuse, le contrat sera automatiquement résilié.

3.2.5 - Taux de réussite

Le taux de réussite mesure la qualité pédagogique des formations.

• Le seuil de réussite est fixé au niveau A2 minimum.

• Les tests compromis sont considérés comme non réussis.

Un taux inférieur à 80 % est jugé non satisfaisant.

En cas de taux de réussite < 80 % : Le centre doit engager des actions organisationnelles et pédagogiques.

ExAssess exigera :

• Une analyse approfondie du fonctionnement du centre,

• Des aménagements pédagogiques (supports, tests),

• Un audit des niveaux d’entrée afin de vérifier que le niveau A1 est bien acquis avant l’entrée en formation.

ExAssess se réserve le droit de suspendre le centre en attente de révision des procédures et d’amélioration du taux.

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​Article 4 - Résiliation anticipée du contrat

Dans le cas de résiliation anticipé du contrat par le client (quelque soit le motif : retrait EDOF, arrêt de l'activité, liquidation de la société, autre...) ou par ExAssess, le centre autorisé VTest ne réalisant pas l'objectif de 80% se verra facturé de la totalité des candidats incrits sur la plateforme VTest quelque soit le statut de son examen assigné ou pas. 

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​Article 5 - Cas des tests surveillés à distance

Surveillance et respect des consignes de sécurité

Le test VTest avec surveillance à distance (ONLINE PROCTORING) utilise des protocoles de contrôle d'identité et de prévention de la triche basés sur des règles exposées au candidat avant de commencer le test (biométrie, détection double écrans, tentative de navigation hors de la fenêtre du test, utilisation de logiciel tiers, détection d'autres personnes, utilisation d'un autre appareil, changement de candidat durant le test, absence du candidat du champ de la caméra, orientation des yeux, matériel non autorisé...).

En cas de suspicion, le test est automatiquement révisé par une équipe de superviseurs, seule habilitée à déclarer un cas de non-respect des règles de sécurité, et ce dans un délai de 48 maximum.​

En cas de non-respect des consignes de sécurité

Le test est considéré comme : "compromis", et aucun score ne sera délivré. Le candidat sera informé par email, et via son espace de résultat*, et pourra faire appel de la décision dans un délai de 5 jours via le site web et le formulaire de contact (procédure d'appel) .

Dans ce cas, dans le cadre du CPF, une attestation de passation est délivrée automatiquement sous les 8/15 jours sans niveau. Le centre de formation verra le test du candidat en sécurité compromise.​

*Les motifs de non-respects des consignes sont indiqués dans l'espace de résultat du candidat (en français)  et dans le VTest manager du centre dans le détail des résultats du test.

Les tests compromis sont facturés, tout comme les tests en statuts fait (DONE). Le candidat a la possibilité de repasser un nouveau test, mais celui-ci sera facturé au centre de formation.

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En cas de réclamation faite par le candidat, l'équipe en charge de la sécurité vérifie à nouveau l'ensemble des éléments portés à sa connaissance et rend sa décision qui est définitive. Si les indications du candidat sont recevables, les résultats du test seront délivrés, ainsi que les certificats.

Exemple de texte que verra le candidat dans son espace de résultat si la sécurité du test n'est pas respectée :

Vos résultats ne peuvent être communiqués. Nous avons détecté un problème de sécurité.

Le VTest exige le respect strict des règles fournies au début de la session et disponibles sur le site web VTest. Si l'une de ces règles est enfreinte, les responsables VTest peuvent décider de ne pas communiquer les résultats.

Vos résultats pour cet examen ne peuvent pas être communiqués pour la (les) raison(s) suivante(s) :

• Le candidat quitte le champ de la caméra de manière répétée ou pendant une période prolongée.

• L'identité du candidat ne correspond pas aux informations préenregistrées.

• Le numéro d'identification figurant sur la pièce d'identité ne correspond pas au numéro fourni par le candidat.

• Non-respect des instructions données par les surveillants.

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Vous disposez de cinq jours à compter de la date de cette notification pour faire appel de la décision. Les détails du recours et le formulaire sont disponibles sur le Site Web de VTest.

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