EXASSESS SAS au capital de 94 800 euros, siège social : 88, avenue des ternes 75017 PARIS - France - RCS PARIS 893 186 429 - TVA FR65893186429

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Objet

Les présentes Conditions Générales d’Utilisation définissent les règles opérationnelles, pédagogiques, administratives, techniques, qualité et sécurité applicables aux partenaires habilités par ExAssess. Elles complètent la Convention d’habilitation et les Conditions Générales de Vente, sans s’y substituer.

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ARTICLE 1 - OBJET, CHAMP D’APPLICATION ET ACCEPTATION

Les présentes Conditions Générales d’Utilisation, ci-après les « CGU », régissent l’utilisation par tout organisme habilité des services, plateformes, outils, documents, marques et procédures mis à disposition par ExAssess dans le cadre de la préparation et, lorsque l’habilitation le permet, de l’administration de la certification VTest Business English - 4 Skills, enregistrée au Répertoire Spécifique sous le numéro RS6905.

Elles s’appliquent à l’organisme signataire de la Convention d’habilitation, à ses établissements autorisés, à ses dirigeants, salariés, formateurs, référents, gestionnaires de candidats, surveillants et à toute personne agissant sous sa responsabilité.

L’acceptation des CGU résulte de la signature de la Convention d’habilitation, de leur acceptation électronique ou de l’utilisation des services après notification de leur entrée en vigueur. Le partenaire garantit leur respect par l’ensemble de ses utilisateurs autorisés.

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ARTICLE 2 - DÉFINITIONS

• « ExAssess » : la société ExAssess, organisme certificateur et responsable de la gouvernance de la certification.

• « Partenaire » ou « Centre partenaire habilité » : l’organisme autorisé par ExAssess, dans le périmètre défini par sa Convention d’habilitation, à préparer les candidats et, le cas échéant, à organiser les évaluations.

• « Certification » : la certification VTest Business English - 4 Skills.

• « Candidat » : toute personne inscrite ou devant être inscrite à la Certification, qu’elle bénéficie ou non d’un financement CPF.

• « Plateformes » : les outils numériques mis à disposition ou imposés par ExAssess, notamment ExAssess Portal, VTest Manager, ProCertif et, selon le contexte, EDOF/Mon Compte Formation.

• « Documentation applicable » : la Convention d’habilitation, les CGV, le règlement et le référentiel de la Certification, les présentes CGU, les procédures, guides, consignes de sécurité, notes techniques et documents opérationnels en vigueur.

• « Session ON-SITE » : une session organisée en présentiel dans un centre disposant d’une habilitation spécifique d’ExAssess.

• « ONLINE PROCTORING » : le dispositif sécurisé de surveillance à distance utilisé pour la Certification.

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ARTICLE 3 - CADRE DOCUMENTAIRE ET RÈGLES APPLICABLES

Le partenaire respecte en permanence la Documentation applicable ainsi que les règles légales et réglementaires relatives à la formation professionnelle, à la certification, au CPF, à la protection des consommateurs, à la protection des données et à la sécurité des évaluations.

En cas de contradiction, l’ordre de priorité prévu par la Convention d’habilitation s’applique. Les présentes CGU constituent un document opérationnel annexé à la Convention et ne peuvent être interprétées comme y dérogeant.

Le partenaire consulte régulièrement son espace documentaire et applique la dernière version publiée. Une consigne urgente liée à la sécurité, à la fraude ou à une évolution réglementaire peut être applicable dès sa notification.

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ARTICLE 4 - CONDITIONS D’HABILITATION ET MAINTIEN DES DROITS

4.1 Habilitation personnelle et périmètre autorisé

L’habilitation est accordée à une entité juridique et, le cas échéant, à un établissement identifiés. Elle est personnelle, non cessible et non transférable. Elle ne peut être étendue à un autre SIRET, établissement, marque, filiale, organisme, sous-traitant ou site d’examen sans accord écrit préalable d’ExAssess.

4.2 Maintien des conditions d’habilitation

Le partenaire maintient pendant toute la durée de son habilitation les capacités administratives, pédagogiques, techniques, humaines, financières et organisationnelles ayant permis son admission. Il conserve notamment un numéro de déclaration d’activité valide, une certification Qualiopi en vigueur lorsqu’elle est requise, des formateurs compétents, des moyens adaptés et des procédures internes conformes.

Toute modification significative de la situation juridique, du représentant légal, des établissements, des contacts, de la certification Qualiopi, du NDA, des moyens pédagogiques, des formateurs, des conditions de sous-traitance ou des modalités d’administration de la Certification est signalée sans délai à ExAssess.

4.3 Parcours d’intégration obligatoire

• Signature de la Convention d’habilitation et règlement des frais de mise en place prévus aux CGV ;

• Création des comptes et activation des accès nécessaires ;

• Connexion d’EDOF à ProCertif au moyen du connecteur autorisé, avant la formation initiale ;

• Participation à la formation initiale obligatoire dans les trente jours suivant la signature ;

• Transmission de la grille d’autodiagnostic dans le mois suivant la formation et, au plus tard, dans les deux mois suivant l’habilitation ;

• Validation de l’offre, des moyens, des communications et des derniers prérequis par ExAssess.

À défaut de connexion d’EDOF à ProCertif ou de réalisation de la formation initiale dans les délais, ExAssess peut suspendre les droits du partenaire à titre conservatoire.

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ARTICLE 5 - ACCÈS AUX PLATEFORMES ET SÉCURITÉ DES COMPTES

• Les accès sont nominatifs, personnels et réservés aux personnes autorisées par le partenaire.

• Le partage d’identifiants, l’utilisation d’un compte générique ou l’accès par une personne non autorisée sont interdits.

• Le partenaire attribue les droits selon le principe du besoin d’en connaître et les retire immédiatement en cas de départ ou de changement de fonction.

• Les mots de passe et moyens d’authentification sont protégés. Toute suspicion d’accès non autorisé, d’usurpation, de perte de données ou d’incident de sécurité est signalée immédiatement à ExAssess.

• Le partenaire ne tente pas de contourner, tester sans autorisation, perturber, copier ou altérer les Plateformes, leurs données ou leurs mécanismes de sécurité.

• Le partenaire vérifie la compatibilité et le bon fonctionnement de ses équipements, connexions, navigateurs, dispositifs audio et vidéo avant toute session.

Le partenaire demeure responsable des opérations réalisées depuis ses comptes, sauf preuve d’une compromission signalée sans délai et indépendante de sa volonté.

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ARTICLE 6 - PUBLICATION DES OFFRES DANS EDOF ET COMMUNICATION

6.1 Périmètre d’autorisation et responsabilité du partenaire

Le partenaire ne peut publier une offre préparant à la Certification que pendant la durée de validité de son habilitation, sous la raison sociale et le numéro SIRET de l’établissement habilité, et pour son propre compte. Il demeure seul responsable de l’exactitude, de la conformité et de l’actualisation de l’ensemble des informations publiées dans EDOF.

La publication d’une offre pour le compte d’un organisme non habilité, au moyen du compte d’un autre établissement, sous une marque ne correspondant pas à l’entité habilitée ou en dehors du périmètre autorisé par ExAssess est interdite.

Le catalogue doit refléter l’activité réelle du partenaire. La duplication abusive d’offres identiques ou quasi identiques est interdite. Une offre correspond à un parcours pédagogique distinct ; les variations de modalité, de lieu, de durée, de calendrier ou de prix sont gérées au niveau des actions, des sessions ou de l’individualisation du dossier, selon les possibilités prévues par EDOF.

6.2 Revue de conformité préalable par ExAssess

Toute offre nouvelle ou substantiellement modifiée doit respecter les CGU EDOF en vigueur, le guide de saisie EDOF, les présentes CGU et les règles opérationnelles ExAssess. Elle est soumise à une revue de conformité au moyen des outils désignés par ExAssess, notamment ProCertif, avant sa publication ou son maintien en ligne.

Une offre doit obtenir un score de conformité d’au moins 4/5. Une offre notée 3/5 doit être corrigée ou retirée jusqu’à obtention du niveau requis. Une note inférieure à 3/5 constitue un indicateur critique susceptible d’entraîner une revue qualité immédiate.

Toute modification significative portant notamment sur l’intitulé, le niveau visé, les prérequis, le contenu, la durée, les modalités pédagogiques, le prix, les résultats attendus ou les conditions de certification doit faire l’objet d’une nouvelle validation ExAssess.

6.3 Intitulé de l’offre et niveau visé

L’offre est rédigée en français, dans un style clair, neutre, compréhensible et fidèle à la prestation réellement délivrée. Son intitulé est concis, explicite et précise obligatoirement le niveau du CECR visé : A2, B1, B2, C1 ou C2.

Les formations visant l’acquisition du niveau A1, y compris les parcours présentés comme conduisant d’un niveau inférieur à A1 vers le niveau A1, ne sont pas autorisées dans EDOF. Le niveau A1 constitue le niveau d’entrée minimal requis pour accéder à une offre préparant à la Certification.

L’intitulé ne doit pas comporter le nom du partenaire, les dates, le lieu, la durée, la modalité d’enseignement, le prix, ni une formulation commerciale vague ou non vérifiable telle que « premium », « illimité », « méthode exclusive », « coach virtuel » ou toute mention similaire sans contenu pédagogique précis.

6.4 Prérequis et évaluation obligatoire du niveau avant validation du dossier

Chaque action publiée dans EDOF indique clairement, dans le champ consacré aux prérequis, le niveau d’anglais requis à l’entrée. Ce prérequis ne peut jamais être inférieur au niveau A1 acquis et doit être cohérent avec le niveau visé, la durée de la formation et l’intensité du parcours proposé.

Avant de valider la demande d’inscription ou le dossier du candidat dans EDOF, et avant d’adresser ou de valider une proposition de commande, le partenaire doit réaliser une évaluation effective du niveau initial du candidat au moyen d’un test de positionnement ou d’une procédure structurée approuvée par ExAssess. Une simple déclaration du candidat ne suffit pas.

Cette évaluation doit permettre de vérifier que le candidat dispose au minimum d’un niveau A1 acquis. Son résultat est daté, tracé, conservé dans le dossier du candidat et utilisé pour confirmer le niveau visé, la durée, les modalités et, le cas échéant, l’individualisation du parcours.

Lorsque le niveau constaté est inférieur à A1, le partenaire ne valide pas le dossier EDOF pour une formation préparant à la Certification. Il peut orienter le candidat vers une préparation préalable appropriée, réalisée en dehors de cette offre CPF, avant une nouvelle évaluation de son niveau.

Le niveau d’entrée doit rester réaliste au regard de l’objectif. Un parcours court visant, par exemple, le niveau B2 ne peut pas retenir un prérequis A1 lorsque la durée et les moyens proposés ne permettent pas raisonnablement de combler cet écart.

Les modalités du positionnement, les critères d’admission et les conditions de validation du prérequis sont décrits dans le champ EDOF correspondant.

6.5 Objectifs pédagogiques et contenu du programme

Les objectifs pédagogiques sont opérationnels, mesurables et alignés sur le référentiel de la Certification. L’offre prépare obligatoirement aux quatre compétences évaluées : compréhension orale, compréhension écrite, expression orale et expression écrite, dans des situations de communication professionnelle.

Une offre limitée à une seule compétence, à une spécialisation exclusivement orale ou à une préparation partielle de la Certification n’est pas autorisée.

Le contenu présente de manière détaillée la progression pédagogique, les séquences, les activités, les moyens mobilisés, les travaux demandés, les évaluations intermédiaires et l’évaluation à blanc réalisée avant la Certification. Il intègre également la présentation du test de découverte, du format de l’examen et des conseils officiels permettant au candidat de se familiariser avec les questions.

Les informations relatives aux méthodes, au nombre de formateurs, aux cours d’essai ou aux avantages commerciaux ne doivent pas remplacer la description du programme. Elles sont, lorsqu’elles sont pertinentes et vérifiables, réservées à la rubrique « Points forts ».

6.6 Durée, rythme et modalités pédagogiques

La durée, le rythme et l’amplitude de la formation sont cohérents avec le niveau initial constaté, le niveau visé, le public concerné et les moyens pédagogiques mobilisés. Le partenaire s’interdit toute promesse de progression manifestement irréaliste.

Pour les formations à distance ou mixtes, l’offre précise les prérequis techniques, les activités synchrones et asynchrones, la durée estimée de chaque séquence, les modalités de suivi, les évaluations, les coordonnées et les horaires du support, ainsi que l’assistance technique et pédagogique assurée par des personnes qualifiées.

La simple mise à disposition de contenus, de ressources e-learning, de fichiers PDF, de livres ou de vidéos sans accompagnement réel par un formateur constitue de l’autoformation et n’est pas autorisée dans une offre CPF. Le temps de travail personnel non accompagné ne peut pas être présenté ou facturé comme du temps de formation financé.

6.7 Résultats attendus et passage de la Certification

La rubrique « Résultats attendus » indique l’intitulé exact « VTest Business English - 4 Skills », les modalités de passation autorisées, soit ONLINE PROCTORING, soit ON-SITE dans un centre spécifiquement habilité, ainsi que les conditions d’accès aux résultats et au certificat.

Le passage de la Certification est prévu au cours du parcours, immédiatement à son issue ou, au plus tard, dans les trois mois suivant la fin de la formation. L’examen est assigné dans les délais prévus par les procédures ExAssess et avant la déclaration du service fait.

L’offre ne peut garantir ni l’obtention de la Certification ni l’atteinte d’un niveau déterminé. Elle présente uniquement les compétences préparées et les conditions de passation.

6.8 Prix et frais

Le prix publié correspond à l’ensemble des frais pédagogiques nécessaires à la réalisation du parcours : frais administratifs, préparation et animation, intervention des formateurs ou accompagnants, ressources et supports, accompagnement, ainsi que coût du passage de la Certification.

Le prix ne peut être fixé ou ajusté en fonction du solde CPF du candidat, de sa capacité de financement, d’un abondement ou de la prise en charge d’un tiers.

Les frais de transport, d’hébergement, de restauration ou les équipements à acquérir par le candidat sont des frais annexes. Ils sont présentés séparément lorsqu’ils existent et ne peuvent pas être intégrés au prix pédagogique sous la forme d’un avantage, d’un cadeau, d’un équipement « offert » ou d’une prestation « incluse » sans lien pédagogique direct.

6.9 Information loyale, promotion et utilisation des marques

Les informations publiées sont exactes, vérifiables, cohérentes entre EDOF, le site internet, les documents contractuels et la prestation réellement exécutée. Les mentions « gratuit », « financé à 100 % », « offert », « bonus », « illimité » ou toute formulation susceptible d’induire le candidat en erreur sont interdites.

La rubrique « Points forts » est le seul espace destiné à présenter les spécificités ou avantages différenciants du partenaire. Ces éléments doivent rester objectifs, vérifiables et conformes aux règles de communication applicables.

Le partenaire utilise exclusivement l’intitulé « VTest Business English - 4 Skills », présente ExAssess comme organisme certificateur et utilise uniquement les logos, visuels et éléments graphiques expressément fournis ou autorisés.

6.10 Prestations ou immersions à l’étranger

Toute offre comportant une immersion ou une prestation réalisée à l’étranger doit faire l’objet d’une validation écrite préalable d’ExAssess. L’organisme portant et réalisant l’action doit disposer d’un numéro de déclaration d’activité valide en France. Les montages reposant sur un prestataire ne disposant pas d’un NDA en France ne sont pas autorisés par ExAssess.

6.11 Mise à jour, correction et retrait des offres

Le partenaire maintient son catalogue à jour, archive les offres qui ne correspondent plus à son activité et retire sans délai toute offre non conforme, suspendue ou non validée par ExAssess. Il met en œuvre dans le délai indiqué toute correction demandée par ExAssess.

La publication technique d’une offre dans EDOF ne vaut ni validation de sa conformité par ExAssess ni extension de l’habilitation du partenaire.

6.12 Site internet et supports du partenaire

Lorsque le partenaire communique en ligne sur la Certification, il utilise les éléments fournis par ExAssess et met à disposition, selon les consignes en vigueur, les liens vers le site officiel de la Certification, le test de découverte, la présentation officielle, les conseils de préparation et les règles de sécurité.

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ARTICLE 7 - EXIGENCES PÉDAGOGIQUES ET PRÉPARATION DES CANDIDATS

Le partenaire prépare les candidats à l’ensemble des compétences identifiées dans le référentiel de la Certification. Son programme, ses séquences, ses ressources et ses évaluations sont cohérents avec les quatre compétences évaluées et avec le public visé.

• Réaliser, avant toute validation du dossier EDOF, le positionnement initial prévu à l’article 6.4 afin de vérifier le niveau d’entrée, de confirmer le prérequis minimal A1

• formaliser la correspondance entre le contenu de formation et chaque compétence du référentiel

• mettre en œuvre des évaluations intermédiaires et une évaluation à blanc avant la Certification

• utiliser des ressources claires, à jour, licites et adaptées aux objectifs, au niveau et aux éventuelles situations de handicap

• mobiliser des formateurs disposant des compétences linguistiques, pédagogiques et professionnelles appropriées

• assurer une assistance pédagogique et technique effective, notamment en formation à distance

• tracer l’assiduité, les activités, les évaluations, les relances et les jalons permettant d’établir la réalité du parcours

• mettre à jour les programmes et supports lorsque le référentiel, la réglementation ou la documentation applicable évoluent.

La Certification ne se substitue pas aux évaluations formatives réalisées pendant le parcours. Le partenaire ne peut garantir la réussite du candidat ni annoncer un niveau qui n’a pas été validé par ExAssess.

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ARTICLE 8 - INFORMATION, ACCOMPAGNEMENT ET ACCESSIBILITÉ DES CANDIDATS

Avant l’inscription et avant la passation, le partenaire fournit au candidat une information claire, accessible et vérifiable portant au minimum sur :

• les objectifs, compétences visées, prérequis, programme, durée, rythme, modalités et moyens de la formation

• le statut d’ExAssess en qualité d’organisme certificateur

• les modalités d’inscription, d’identification, de surveillance et d’évaluation

• la date ou la période prévisionnelle de passation, le délai entre la fin de formation et l’examen et les frais d’examen, qu’ils soient inclus ou non dans le prix

• les exigences matérielles et techniques applicables à la passation

• les règles de sécurité, les comportements interdits et les conséquences d’un examen compromis

• les modalités d’accès aux résultats, certificats, attestations et voies de réclamation

• les coordonnées du référent administratif, pédagogique et, le cas échéant, handicap.

Le partenaire identifie les besoins d’aménagement des personnes en situation de handicap suffisamment en amont et contacte ExAssess avant la session lorsque l’aménagement concerne les conditions de certification. Aucun aménagement des modalités d’évaluation ne peut être décidé unilatéralement par le partenaire.

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ARTICLE 9 - INSCRIPTION, SYNCHRONISATION ET GESTION DES CANDIDATS

9.1 Exactitude et complétude des données

Le partenaire enregistre tous les candidats concernés dans les Plateformes prévues, dans les délais applicables, avec des données exactes, complètes et à jour. Il vérifie notamment l’identité, les coordonnées, le statut du dossier, les dates de formation et les informations nécessaires à la délivrance de la Certification.

9.2 Dossiers CPF et EDOF

• Avant toute validation de la demande d’inscription ou du dossier dans EDOF, le partenaire réalise et trace l’évaluation du niveau initial prévue à l’article 6.4. Un candidat dont le niveau est inférieur à A1 ne peut pas être admis dans une offre CPF préparant à la Certification.

• La synchronisation des dossiers EDOF au moyen de ProCertif/ExAssess est obligatoire.

• Le partenaire ne se substitue jamais au titulaire pour activer ou utiliser son compte Mon Compte Formation, accepter une commande ou déclarer sa sortie.

• Le partenaire ne demande pas les identifiants FranceConnect+, les codes de sécurité, ni toute donnée non strictement nécessaire à l’inscription et à l’exécution du parcours.

• Les déclarations d’entrée, de sortie et de service fait sont réalisées dans les délais MCF en vigueur. À la date de la présente version, le délai est de trois jours ouvrés pour l’entrée et de trois jours ouvrés pour la sortie et le service fait.

• L’examen certifiant est assigné avant la fin de formation et, en tout état de cause, avant la déclaration du service fait.

9.3 Présentation effective à la Certification

Le partenaire présente à la Certification l’ensemble des candidats inscrits dans le cadre d’une formation certifiante, notamment ceux bénéficiant d’un financement CPF. Il organise la passation pendant le parcours ou immédiatement à son issue chaque fois que cela est possible.

Le partenaire suit les statuts et met en œuvre des relances traçables via VTest, par courrier électronique, téléphone ou tout autre moyen approprié. Il conserve la preuve des démarches réalisées.

Une absence de passation ne peut être neutralisée que lorsqu’elle correspond à une annulation régulière ou à une impossibilité recevable au regard des règles applicables et qu’un justificatif est déposé dans le dossier ExAssess. À défaut, le candidat demeure comptabilisé dans les indicateurs et peut être facturé conformément aux CGV.

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ARTICLE 10 - ORGANISATION ET SÉCURITÉ DES CERTIFICATIONS

10.1 Modalités autorisées

Les Certifications sont organisées selon l’une des modalités autorisées par ExAssess : ONLINE PROCTORING ou ON-SITE. Le partenaire applique strictement le règlement, les consignes de sécurité et les procédures techniques en vigueur.

10.2 Sessions ON-SITE

• Une session ON-SITE ne peut être organisée que par un établissement disposant de l’habilitation spécifique correspondante.

• Chaque session est placée sous la responsabilité de surveillants préalablement formés, certifiés et habilités par ExAssess.

• Le partenaire garantit l’identification des candidats, la conformité de la salle, des postes et du réseau, la surveillance continue, la traçabilité et le signalement des incidents.

• Aucun tiers non autorisé ne peut accéder aux questions, assister un candidat, prendre des notes, photographier, filmer, enregistrer ou reproduire le contenu de l’examen.

• ExAssess peut suspendre ou retirer immédiatement l’habilitation ON-SITE en cas de risque de fraude, de suspicion de triche ou de défaillance de sécurité. Le partenaire utilise alors ONLINE PROCTORING.

10.3 Sessions ONLINE PROCTORING

Le partenaire informe les candidats des exigences techniques, du contrôle d’identité, des conditions de surveillance, des comportements interdits et des règles relatives à l’environnement de passation. Il ne doit ni assister le candidat pendant l’examen ni intervenir sur son poste, sauf instruction expresse du support autorisé.

10.4 Incidents et décisions de sécurité

Tout incident, anomalie, suspicion de fraude, fuite de contenu, substitution d’identité, assistance non autorisée ou non-respect des règles est signalé immédiatement à ExAssess. ExAssess peut suspendre un résultat, demander des vérifications, déclarer l’examen compromis, refuser la délivrance de la Certification ou délivrer une attestation de passation conformément au règlement.

La validation des résultats, la qualification des incidents, la décision de certification et le traitement des recours relèvent exclusivement d’ExAssess.

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ARTICLE 11 - RÉSULTATS, CERTIFICATS ET RÉCLAMATIONS

• ExAssess valide les résultats et délivre les documents officiels de certification.

• Le partenaire peut transmettre ou mettre à disposition les résultats et certificats officiels, mais ne peut les modifier, les reconstituer, les traduire, les compléter ou émettre un document susceptible d’être confondu avec eux.

• Le partenaire protège la confidentialité des résultats et vérifie l’identité du destinataire avant toute communication.​​

• Les réclamations relatives à la formation sont traitées par le partenaire selon sa procédure interne.

• Les contestations portant sur la sécurité, la validation d’un résultat ou la délivrance de la Certification sont transmises à ExAssess selon la procédure applicable.

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ARTICLE 12 - PILOTAGE QUALITÉ ET INDICATEURS

ExAssess assure une supervision continue du réseau au moyen des données issues des Plateformes, des contrôles documentaires, des audits, des enquêtes et des échanges avec les partenaires. Le partenaire consulte ses tableaux de bord et met en œuvre les actions nécessaires pour maintenir ses indicateurs.

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Conformité des offres

Toute offre publiée ou maintenue dans EDOF doit obtenir un score de conformité ProCertif d’au moins 4/5.

Assignation des examens

Aucun examen ne doit rester non assigné à la fin de la formation ou au moment de la déclaration du service fait.

Présentation à la certification

L’objectif de pilotage est fixé à un taux de présentation à la certification d’au moins 90 %, mesuré trois mois après la fin de la formation.

Le seuil contractuel minimal prévu par la Convention d’habilitation est fixé à 80 %.

Taux de réussite

Un taux de réussite inférieur à 80 % déclenche une analyse des causes et, lorsque cela est nécessaire, la mise en place d’un plan d’amélioration pédagogique.

Sécurité des examens

Un taux d’examens compromis supérieur à 5 % déclenche une revue qualité immédiate.

Données et synchronisation

Le partenaire doit assurer la synchronisation des dossiers via ProCertif, l’exactitude des informations enregistrées et le respect des délais applicables.

Réactivité du partenaire

Le partenaire doit répondre aux sollicitations et participer aux contrôles dans les délais indiqués par ExAssess.

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Les indicateurs sont analysés dans leur contexte. Un seuil d’alerte n’entraîne pas automatiquement une sanction, sauf lorsqu’il révèle un manquement critique, une fraude, un risque de sécurité ou une absence de coopération.

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ARTICLE 13 - CONTRÔLES, AUDITS ET OBLIGATIONS DOCUMENTAIRES

13.1 Coopération aux contrôles

Le partenaire accepte les contrôles à distance ou sur site réalisés par ExAssess, ses représentants autorisés, France compétences, la Caisse des Dépôts, les financeurs ou toute autorité compétente. Il facilite l’accès aux personnes, locaux, systèmes, dossiers et informations nécessaires dans le respect des règles applicables.

13.2 Documents pouvant être demandés

• pièces administratives, Qualiopi, NDA, Kbis, BPF, organigramme et coordonnées des référents ;

• CV, qualifications, contrats et affectation des formateurs ;

• programmes, tableaux croisés, supports, évaluations, procédures d’information et d’accompagnement ;

• preuves d’assiduité, connexions, travaux, évaluations, jalons, assistance et relances ;

• preuves d’inscription, d’assignation, de présentation et, le cas échéant, justificatifs d’empêchement ;

• contrats de sous-traitance autorisés, données de facturation et pièces de service fait ;

• communications, pages internet, offres EDOF et documents remis aux candidats ;

• registres de sessions, incidents et mesures correctives.

Pour les dossiers CPF, le partenaire conserve les pièces permettant de justifier l’exécution, l’accompagnement et la cohérence du parcours pendant au moins cinq ans à compter de l’exécution de la formation, sans préjudice d’une durée légale ou contractuelle supérieure.

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ARTICLE 14 - NON-CONFORMITÉS ET ACTIONS CORRECTIVES

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Point d’amélioration

Un point d’amélioration correspond à un écart limité, sans incidence immédiate sur la qualité ou la fiabilité de la Certification.

ExAssess adresse une recommandation au partenaire et peut lui proposer un accompagnement.

Non-conformité mineure

Une non-conformité mineure correspond à un manquement documentaire, administratif ou organisationnel nécessitant une correction dans un délai déterminé.

Selon la situation, ExAssess peut mettre en œuvre une notification, une relance, une formation complémentaire ou une mise en demeure.

Non-conformité majeure

Une non-conformité majeure correspond à un manquement affectant ou susceptible d’affecter la conformité réglementaire, la qualité, la fiabilité ou la sécurité de la Certification, les droits des candidats ou l’image de la Certification.

Un audit et une mesure conservatoire peuvent être déclenchés immédiatement.

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Sont notamment susceptibles de constituer une non-conformité majeure :

• fraude, fausse déclaration, falsification, substitution d’identité, collusion ou détournement des procédures ;

• absence de synchronisation des dossiers CPF, omission volontaire ou répétée de candidats ou examen non assigné ;

• organisation d’une session ON-SITE ou recours à un tiers sans autorisation ;

• atteinte à la confidentialité des contenus d’examen ou non-respect des règles de sécurité ;

• offre de formation notée moins de 3/5, offre visant le niveau A1, validation d’un dossier sans positionnement préalable, admission d’un candidat de niveau inférieur à A1, communication trompeuse ou utilisation non autorisée de la Certification ;

• refus d’audit, absence prolongée de réponse, impossibilité de contacter le partenaire ou refus de transmettre les pièces demandées ;

• répétition d’une non-conformité mineure ou absence de mise en œuvre des actions correctives.

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ARTICLE 15 - MESURES CONSERVATOIRES, SUSPENSION ET RETRAIT

Selon la nature, la gravité, l’urgence et la répétition des faits, ExAssess peut appliquer une ou plusieurs mesures proportionnées :

• demande d’action corrective ou plan d’amélioration ;

• formation complémentaire ou point de conformité obligatoire ;

• audit documentaire ou sur site ;

• limitation ou suspension des accès aux Plateformes ;

• suspension de la publication des offres ou de l’administration des examens ;

• suspension conservatoire de l’habilitation, notamment en cas de risque de fraude ou de sécurité ;

• retrait de l’habilitation ON-SITE ;

• retrait définitif de l’habilitation et résiliation de la Convention ;

• signalement à France compétences, à la Caisse des Dépôts, à la DREETS, aux financeurs ou à toute autorité compétente lorsque la réglementation ou la gravité des faits le justifie.

Sauf urgence, fraude présumée ou nécessité de protection immédiate des candidats et de la Certification, le partenaire est informé des griefs et dispose d’un délai suffisant pour transmettre ses observations et justificatifs avant toute décision définitive de retrait ou de résiliation. Une suspension conservatoire peut être prononcée immédiatement pendant l’instruction.

La suspension ou le retrait n’efface pas les obligations antérieures, les sommes dues, les obligations de conservation, de confidentialité et de coopération. ExAssess détermine les modalités de traitement des candidats en cours afin d’assurer la continuité et leur protection.

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ARTICLE 16 - SOUS-TRAITANCE ET INTERVENANTS TIERS

Le partenaire ne peut transférer son habilitation ni confier à un tiers l’administration de la Certification sans autorisation écrite préalable d’ExAssess. Le recours à un sous-traitant pédagogique dans le cadre du CPF reste soumis aux règles légales et aux CGU Mon Compte Formation en vigueur.

• Le partenaire déclare les sous-traitants selon les procédures applicables et transmet les contrats et justificatifs demandés.

• Il vérifie leur capacité, leur conformité, leurs qualifications et leur droit d’intervention.

• Il leur impose contractuellement les obligations de confidentialité, de protection des données, de propriété intellectuelle, de qualité et de lutte contre la fraude.

• Il demeure pleinement responsable de leurs actes, omissions, communications et prestations.

• La sous-traitance en cascade de l’administration de la Certification est interdite.

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ARTICLE 17 - CONFIDENTIALITÉ, PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE ET DONNÉES

17.1 Confidentialité et contenus d’examen

Le partenaire protège comme strictement confidentiels les référentiels non publics, procédures, guides, informations commerciales ou techniques, banques d’items, questions, réponses, captures, enregistrements, données de surveillance et tout contenu auquel il accède dans le cadre de l’habilitation. Toute reproduction, collecte, extraction, transmission ou divulgation non autorisée est interdite.

17.2 Propriété intellectuelle

Les marques, logos, plateformes, contenus, méthodes, banques d’items, documents et outils demeurent la propriété de leurs titulaires. L’habilitation confère uniquement un droit d’utilisation personnel, non exclusif, non cessible et limité à la durée et au périmètre de l’habilitation.

17.3 Protection des données

Chaque partie est responsable des traitements qu’elle met en œuvre pour ses propres finalités, sauf accord spécifique de sous-traitance de données. Le partenaire collecte uniquement les données nécessaires, informe les candidats, garantit leur exactitude, limite les accès, applique des mesures de sécurité appropriées et respecte les durées de conservation.

Toute violation de données ou incident susceptible d’affecter les informations traitées dans les Plateformes est signalé immédiatement à ExAssess, avec les informations disponibles permettant d’en apprécier la nature, la portée et les mesures prises.

 

 

ARTICLE 18 - DISPONIBILITÉ, SUPPORT ET RESPONSABILITÉ

ExAssess met à disposition les Plateformes et un support administratif et technique dans les conditions définies par la Documentation applicable. Des interruptions peuvent intervenir pour maintenance, mise à jour, incident, sécurité ou force majeure.

Le partenaire anticipe les contraintes techniques, effectue les tests requis et prévoit les moyens organisationnels nécessaires. Il signale les anomalies de manière documentée et suit les instructions du support. Il s’abstient de promettre aux candidats une disponibilité ou un délai non confirmé par ExAssess.

Les règles de responsabilité, de facturation, de paiement, de pénalités et de force majeure sont définies par la Convention et les CGV. Les présentes CGU ne créent aucune garantie de réussite à la Certification.

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ARTICLE 19 - MODIFICATION, DURÉE ET FIN D’UTILISATION

Les CGU s’appliquent pendant toute la durée de l’habilitation. ExAssess peut les modifier pour tenir compte d’une évolution légale, réglementaire, technique, pédagogique, organisationnelle ou de sécurité. La nouvelle version est publiée sur le portail documentaire et notifiée au partenaire.

Sauf urgence ou obligation réglementaire, une modification substantielle fait l’objet d’un délai de mise en œuvre raisonnable. La poursuite de l’utilisation après la date d’entrée en vigueur vaut acceptation de la nouvelle version.

À la suspension, à l’expiration ou au retrait de l’habilitation, le partenaire cesse immédiatement toute nouvelle inscription ou administration non autorisée, retire les références à sa qualité de partenaire habilité et l’usage des marques et logos, restitue ou détruit les documents confidentiels selon les instructions d’ExAssess et coopère au traitement des dossiers en cours.

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ARTICLE 20 - DROIT APPLICABLE ET RÈGLEMENT DES LITIGES

Les présentes CGU sont soumises au droit français. Les parties recherchent une solution amiable à tout différend relatif à leur interprétation ou à leur exécution. À défaut d’accord amiable, le litige relève de la juridiction prévue par la Convention d’habilitation, soit le Tribunal de commerce de Paris.

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ANNEXE 1 – CHECK-LIST OPÉRATIONNELLE DU PARTENAIRE

Le troisième tableau est situé dans l’Annexe 1 et non dans un article.

Avant la publication de l’offre

Le partenaire doit utiliser l’intitulé exact de la Certification, faire valider son offre, obtenir un score de conformité d’au moins 4/5 et vérifier la cohérence du programme, du prix et des communications.

Il doit utiliser exclusivement les liens, logos et éléments officiels fournis ou validés par ExAssess.

Avant la validation du dossier EDOF

Le partenaire doit réaliser et tracer l’évaluation du niveau initial du candidat avant toute validation de son dossier dans EDOF.

Il doit vérifier que le candidat dispose au minimum d’un niveau A1 acquis.

Le dossier ne doit pas être validé lorsque le niveau du candidat est inférieur à A1.

Le partenaire doit également confirmer la cohérence entre le niveau d’entrée du candidat, le niveau visé par la formation et la durée du parcours.

Avant le démarrage de la formation

Le partenaire doit synchroniser les dossiers EDOF avec ProCertif.

Il doit vérifier les besoins éventuels d’accessibilité, l’exactitude des informations du candidat, la disponibilité des moyens techniques et les compétences des formateurs.

Pendant la formation

Le partenaire doit assurer la traçabilité de l’assiduité, des activités réalisées, des évaluations, des jalons pédagogiques, de l’assistance fournie et des relances effectuées.

Il doit organiser les évaluations intermédiaires prévues et maintenir les données administratives à jour.

Avant la fin de la formation

Le partenaire doit assigner l’examen certifiant au candidat.

Il doit informer le candidat des règles de passation, du matériel nécessaire et de la date prévue.

Il doit également organiser une évaluation à blanc et planifier la passation de la Certification.

Lors de la Certification

Le partenaire doit respecter strictement la modalité d’administration autorisée ainsi que les procédures d’identification, de surveillance et de sécurité.

Tout incident doit être immédiatement signalé à ExAssess.

Après la formation

Le partenaire doit déclarer la sortie de formation et le service fait.

Il doit suivre la passation effective de la Certification, relancer les candidats n’ayant pas encore passé leur examen et déposer les justificatifs recevables en cas d’empêchement.

Pour les dossiers CPF, les preuves doivent être conservées pendant une durée minimale de cinq ans.

Pendant toute la durée de l’habilitation

Le partenaire doit maintenir la validité de sa certification Qualiopi, de son numéro de déclaration d’activité, de ses moyens et des coordonnées de ses différents contacts.

Il doit consulter les mises à jour documentaires, suivre ses indicateurs, répondre aux demandes de contrôle et mettre en œuvre les actions correctives demandées.

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Références principales

Fiche officielle France compétences : RS6905 - VTest Business English - 4 Skills

Site officiel de la Certification : vtest-france.exassess.com

Conditions d’utilisation Mon Compte Formation : Portail des organismes de formation

Base réglementaire : articles R. 6113-16 à R. 6113-16-6 du Code du travail et textes applicables en vigueur.